احتمالاً با عبارت “وقت طلاست” آشنا هستیم که بیانگر ارزش و اهمیت زمان است. زندگی انسان محدود است و برای داشتن یک زندگی خوب و موفق، لازم است زمان را با دقت مدیریت کنیم. اگر زمان کودکی، نوجوانی و سالمندی را از زندگی ما کم کنیم، متوجه خواهیم شد که امکان شکل‌دهی به یک زندگی موفق و خوب از آن جا کمتر است. باید زندگی خود را به نحوی طراحی کنیم که از زمان به بهترین شکل ممکن بهره‌مند شویم و عمر خود را هدر ندهیم.
زمان یک متغیر است که نمی‌توانیم آن را نگه داریم یا انباشت کنیم. می‌توان زمان را مانند طلایی در نظر گرفت که هر روز صبح به مقدار معینی (به تعداد دقیقه‌های یک روز) به ما داده می‌شود و ما باید در طول ۲۴ ساعت آن را بهترین‌طور ممکن صرف کنیم. در واقع، مواجه با چالش مدیریت زمان مانند مواجهه با یک میزان طلا است که باید تصمیم بگیریم چگونه از آن استفاده کنیم. آیا ما به سادگی این سرمایه ارزشمند را از دست می‌دهیم؟
در صورت تمایل به بهترین نحو از این سرمایه حیاتی یعنی زمان استفاده کنیم، این مقاله ممکن است راهنمایی‌های ارزشمندی را برای مدیریت زمان بهتر و بهره‌وری بیشتر در زندگی ارائه دهد.
مدیریت زمان به چه معناست؟
وقتی از اصطلاح “مدیریت زمان” می‌شنویم، همگی آگاهی داریم که این مفهوم به بهره‌وری بیشتر از زمان اشاره دارد. اساساً سعی داریم بفهمیم چگونه می‌توانیم از زمانی که در اختیار داریم به بهترین شکل استفاده کنیم و عمر خود را بهینه‌تر گذرانیم. بیشتر ما به دنبال راهکارهایی هستیم تا به هدف بهترین استفاده از زمانمان دست یابیم یا چگونه بتوانیم در زمان مشخصی به تمام کارهای خود برسیم. افراد به دلیل عدم قابلیت اجرای برنامه‌های خود، به دنبال یادگیری این مهارت می‌افتند.
مدیریت زمان به معنای برنامه‌ریزی و سازماندهی بهتر برای فعالیت‌ها یا رویدادها است. به عبارت دیگر، این فرایند شامل کنترل آگاهانه بر زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص می‌شود، به خصوص با هدف افزایش اثربخشی، کارایی و بهره‌وری. اگر بخواهیم از تعاریف پیچیده و غیرقابل درک دوری کنیم و یک تعریف ساده و جامع از مدیریت زمان داشته باشیم، می‌توانیم بگوییم مدیریت زمان به معنای بهینه استفاده از زمان در دسترس ما است، به خصوص در جای مناسب و به وقت مناسب؛ به طور خلاصه، انجام کارها به موقع.
علاوه بر تأثیرگذاری بر زندگی کاری، مدیریت زمان می‌تواند بر زندگی شخصی و تحصیلی نیز تأثیر بگذارد. بسیاری معتقدند که مدیریت زمان مؤثر معادل تحقق تعادل بین زندگی شغلی و زندگی شخصی است، یک اعتقاد که در دنیای مدرن امروز به ویژه بسیاری از افراد از آن پیروی می‌کنند.
آیا می‌توان زمان را مدیریت کرد؟
برخی افراد ممکن است ادعا کنند مدیریت زمان امری محال و غیرقابل دستیابی است. طرفداران این دیدگاه باور دارند که این موضوع نه تنها نگران‌کننده است بلکه منطقی نیز به حساب می‌آید که نمی‌توان زمان را به درستی مدیریت کرد. هرچند بحث زمان در ارتباط با مدیریت زمان اغلب مطرح می‌شود، اما این نکته اهم است که زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان محسوب می‌شود. به عبارت دیگر، اصلی‌ترین عامل باید اولویت‌های شخصی ما باشد. افراد بر اساس محیطی که در آن بزرگ شده‌اند و تربیت‌شان دیده‌اند، یک چرخه بهره‌وری دارند و در ساعات خاصی از روز بیشترین کارایی را دارند. ما باید این ساعات را برای خود تعیین کرده و از آنها بهره‌مند شویم.
برای دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای و بهره‌وری مطلوب از زمان، انسان نیاز به برنامه‌ریزی راهبردی و بلندمدت دارد. یک پدیده دیگر که در بحث مدیریت زمان مطرح است و ممکن است مانع مدیریت صحیح زمان شود، دفع الوقت کردن است. تعلل در انجام کارها از مهم‌ترین عوامل این دفع الوقت کردن است و این ممکن است ناشی از تقلید از دیگران باشد. تعلل به عنوان یک اختلال رفتاری محسوب می‌شود. فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم مانند یک زنجیر به هم متصل اند و بر یکدیگر اثر می‌گذارند. اگر برنامه اولیه را انجام ندهیم، برنامه‌های بعدی نیز تحت تأثیر قرار می‌گیرند و به همان اساس پیش می‌روند. تحقیقات نشان می‌دهد که دشوارترین قسمت برای آغاز انجام کارهای جدید، شروع آن است.
چرا زمان و مدیریت آن مهم است؟
توانایی شما در مدیریت زمان، همراه با سایر عوامل، نقش بسزایی در موفقیت یا شکست شما به عنوان یک مدیر ایفا می‌کند. زمان یکی از منابع ضروری و حیاتی برای دستیابی به اهداف است و به عنوان گرانبهترین دارایی شما شناخته می‌شود. این منبع قابل ذخیره‌سازی یا پس‌انداز نیست و چون از دست رفت، قابل بازیابی نیست. هر فعالیتی که انجام می‌دهید، نیازمند زمان است و بهترین استفاده از زمان خود، منجر به دستیابی بیشتر و دریافت پاداش بیشتر خواهد شد. میزان کنترل شما بر زمان، تعیین‌کننده اصلی آرامش درونی، هماهنگی، حال خوب ذهنی و روان شماست. حس عدم کنترل بر زمان، منجر به استرس، اضطراب و افسردگی می‌شود. افزایش توانایی کنترل بر زمان بر روی حوادث مهم و تعیین‌کننده زندگی، باعث بهبود احساسات و افزایش انرژی، بهبود کیفیت خواب و افزایش بهره‌وری کاری خواهد شد.
مدیریت زمان چه فوایدی دارد؟
مدیریت زمان، علاوه بر هدایت ما به سوی بهره‌وری بیشتر از این منبع محدود، مجموعه‌ای از فواید دیگر نیز به همراه دارد. شناختن این مزایا می‌تواند انگیزه ما را برای استفاده از این تکنیک کارآمد افزایش دهد. این مزایا و فواید عبارتند از:
۱. تنظیم، اداره و صرفه جویی در زمان:برنامه‌ریزی زمانی برای وظایف و فعالیت‌های روزانه، بدون شک، باعث می‌شود که قادر به مدیریت و کنترل زمان خود شویم. این اقدام نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، بلکه این زمان به دست آمده نیز فرصت فعالیت در زمینه‌های دیگر را فراهم می‌کند، اجازه می‌دهد که حداکثر تعداد کارها را در یک بازه زمانی مشخص انجام دهیم.
۲. کاهش استرس:تدوین برنامه و زمان‌بندی برای صرف زمان، باعث می‌شود که از نگرانی درباره به‌موقع انجام دادن کارها کاسته شود.
۳. ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها:هنگامی که از مدیریت زمان به خوبی بهره‌مند شوید و یک برنامه زمان‌بندی دقیق برای انجام کارها ایجاد کنید، می‌توانید در روزها و یا روزهای آتی برنامه‌ریزی شده، انجام دقیق فعالیت‌هایتان را دنبال کنید. با آماده‌سازی و کسب توانمندی‌های لازم برای اجرای کارها، با آرامش و اعتماد به نفس، به سمت موفقیت پیش می‌روید.
۴. انجام کارها در زمان تعیین‌شده و کاهش حجم فعالیت‌های کاری:از مزایا و فواید مدیریت زمان می‌توان به انجام کارها در زمان مشخص شده برای آنها و کاهش حجم فعالیت‌های کاری و روزانه اشاره کرد. با برنامه‌ریزی زمانی، هر کار در زمان مختص به خودش پیگیری و اجرا می‌شود، جلوی حجم زیادی از کارهای انجام نشده و به تأخیر افتاده که به شکل زنجیروار به کارها و فعالیت‌ها متصل شده و کلیه فعالیت‌ها را تحت کنترل قرار می‌دهد. این رویه باعث می‌شود هر کاری با آمادگی قبلی در بازه زمانی مربوط به خود انجام شود. این سبک و چابکی به کارها و زندگی ما افزوده می‌شود و اجازه می‌دهد فعالیت‌های کاری و روزانه بدون تلنباری به‌پیش برود و رشد پیوسته حجم کارها و فعالیت‌های انجام نشده را تضمین می‌کند.
۵. نظارت و آگاهی داشتن بر فعالیت‌ها:وجود یک برنامه زمانی به ما این امکان را می‌دهد که نظارت بیشتر و بهتری را بر کارهایی که باید انجام دهیم، داشته باشیم. به عبارت دیگر، با استفاده از نظارت و ارزیابی شخصی، می‌توانیم کارها را اولویت‌بندی و به دسته‌های مختلف تقسیم کنیم. همچنین، قابلیت بررسی و نظارت بر کارهای انجام‌شده و کارهایی که باید انجام داده شوند نیز امکان‌پذیر می‌شود. از طریق این نظارت، آگاهی کامل و صددرصدی از اقدامات انجام‌شده و یا کارهایی که در پیش رو داریم را خواهیم داشت. با داشتن اطلاعات کامل درباره کارها و فعالیت‌ها، می‌توانیم تصمیم بگیریم که چه کاری را در چه زمانی، با چه کیفیت و حجمی انجام دهیم.
۶. ایجاد اثربخشی و بهره‌وری در کارها:استفاده از برنامه زمانی باعث تحقق بهره‌وری و افزایش کارایی می‌شود. وقتی که با برنامه‌ریزی زمانی دقیق و موثر، به انجام کارها می‌پردازیم، عملکرد ما بهبود می‌یابد و بازدهی بیشتری نسبت به وقت و انرژی صرف شده داریم. این رویه اثربخشی را به همراه دارد و ما را در راستای دستیابی به اهداف مدنظر، با سرعت و کارآیی بیشتری حرکت می‌دهد. به عبارت دیگر، با استفاده از برنامه زمانی، به‌طور پرشتاب به سوی اهداف پیش می‌رویم و هیچ گونه اختلال یا توقفی در مسیر اجرایی کارها تجربه نمی‌کنیم.
۷. جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت و تعلل در کارها:با وجود برنامه‌ریزی جامع برای فعالیت‌ها و هدفمندی در کارها و زندگی، نمی‌توان ادعا کرد که دچار ناامیدی، پشیمانی، حسرت، و اتلاف وقت و تعلل در کارها خواهیم شد. از طریق یک برنامه زمانی جامع، به راحتی می‌توانیم از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کنیم و از تلنبار شدن کارهای انجام‌نشده جلوگیری کنیم. برنامه زمانی موثر مانع از وقوع حسرت و پشیمانی در پیشرفت کارها می‌شود و با تعیین روال مشخص و معینی برای انجام کارها، اجرای آنها را به نحوی احسن و شایسته تضمین می‌کند.
۸. به دست آوردن فرصت‌های بیشتر:استفاده موثر از مدیریت زمان باعث می‌شود که وقت کمتری برای انجام فعالیت‌های بی‌اهمیت تلف شود و به این ترتیب، فرصت‌های بیشتری در اختیار شما قرار بگیرد.
راه‌های مدیریت بهینه زمان شخصی چیست؟
با آشنایی با فواید و اهمیت این ابزار قدرتمند، حالا نیاز داریم بررسی کنیم چگونه می‌توانیم از آن بهره‌مند شده و زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنیم. همچنین، مدیریت زمان همانند سایر مهارت‌ها، دارای شیوه‌ها و روش‌های خاص خود است که می‌توان آنها را یاد گرفت. در ادامه، به توضیح این تکنیک‌های اساسی و حیاتی می‌پردازیم تا با تمرین و تکرار، بتوانید به طور دائمی از مشکلات ناشی از عدم مدیریت وقت و کمبود زمان خود کاسته و با آرامش به اهداف خود دست یابید.
۱. زمان خود را ممیزی کنید
گام ابتدایی در مدیریت زمان این است که دقیقاً بفهمید چه مقدار زمان برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می‌دهید، صرف می‌شود. به عنوان مثال، ممکن است انتظار داشته باشید تنها ۱۵ دقیقه از وقتتان برای چک کردن ایمیل یا اینستاگرام گذرد، اما واقعیت این است که این زمان ممکن است بیش از یک ساعت باشد، حتی بدون اینکه این موضوع را بدانید. استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند “رسکیو تایم”، “تاگل” یا “کلندر” می‌تواند راه حلی آسان باشد. شما می‌توانید کارهای خود را به همراه زمان صرف شده برای هرکدام یادداشت کنید و با تحلیل گزارش این ابزارها، متوجه شوید که چه عواملی از زمان شما سرقت می‌کنند.
۲. برنامه‌ریزی کنید
برنامه‌ریزی، که به سازماندهی دقیق کارها کمک می‌کند و دید کلی از وظایفی که باید انجام دهید را فراهم می‌آورد، از اهمیت بالایی برخوردار است. برای اداره کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه، می‌توانید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. برخی از روش‌های موثر برای برنامه‌ریزی و سازماندهی وظایف به شرح زیر است:
ــ تدوین “لیست انجام کارها”
ــ بهره‌گیری از تقویم و ابزارهای سازمان دهنده شخصی
ــ یادداشت‌برداری موثر
ــ استفاده از اپلیکیشن‌ها، برنامه‌ها و ابزارهایی همچون “نوزبه” (Nozbe)، “اورنوت” (Evernote)، “تودوئیست” (Todoist) و غیره.
۳. تعیین اولویت‌ها
اطمینان حاصل کنید که وظایف اصلی شما در حوزه کاری و اهداف اساسی در زندگی و ارتباطاتتان به خوبی تعریف شده باشند. بر اساس اصل “پارتو” یا قانون ۲۰/۸۰، ۸۰ درصد از نتایج شما از ۲۰ درصد اقدامات شما ناشی می‌شود. به علاوه، مارک تواین، نویسنده آمریکایی، تاکید دارد: “اگر وظیفه‌ای که دارید مشابه خوردن یک قورباغه است، بهتر است آن را در صبح انجام دهید، و اگر مسئولیتتان دو قورباغه بخورید، بهتر است ابتدا به مهم‌ترین آنها بپردازید.” بنابراین، مطمئن شوید که وظایف خود را بر اساس اهدافتان الویت‌بندی کرده‌اید. حتی اگر نتوانید کارهای کم اهمیت را انجام دهید، مهم نیست چقدر درصد کارهای کم اهمیت را انجام داده‌اید، زیرا هرگز زمان خود را به هدر نداده‌اید.
۴. زمان بهره‌وری خود را پیدا کنید
تعدادی از افراد در سحرخیزی بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهند، در حالیکه برخی دیگر همچون جغد در ساعات شب بهترین عملکرد را دارند. هر فرد، در بازه‌های زمانی خاص، قدرت بهره‌وری بالایی دارد و می‌تواند کارهای خود را به بهترین شکل انجام دهد. این زمان‌ها بهره‌وری هر فرد با زمان بهره‌وری دیگران، حتی دوستان و خانواده‌اش یکسان نیست. بنابراین، اگر صبح‌ها بهتر کار می‌کنید، بهتر است صبح زود برخیزید و کارهایتان را شروع کنید. همچنین، اگر عادت دارید در ساعات شب بهتر عمل کنید و ترجیح می‌دهید تا دیر شب بیدار بمانید، مهم است که خود را مجبور به تغییر این عادت‌ها نکنید، مگر اینکه علت واضحی برای آن وجود داشته باشد.
۵. وقت‌کشی نکنید
عوامل مختلف می‌توانند باعث از دست رفتن زمانمان شوند. به عبارت دیگر، ممکن است درگیر کارهای غیرضروری و بی‌اهمیت شویم و وقت خود را به‌صورت بهینه و موثر استفاده نکنیم. این ممکن است مانع ما در مدیریت زمان و انجام وظایف و فعالیت‌ها شود. موارد اسراف زمان عبارت‌اند از: تلفن، استرس، بی‌نظمی، بی‌برنامگی، آشفتگی و پریشانی، ملاقات‌های ناگهانی و بدون هماهنگی، بیماری، و عدم توجه به زمان. این عوامل به عنوان موانعی مطرح می‌شوند که ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها با مشکل مواجه می‌کنند.
۶. نه گفتن را یاد بگیرید
همواره مواقعی به وجود می‌آیند که اطرافیان از ما می‌خواهند زمان خود را برای انجام درخواست‌هایشان صرف کنیم. در این مواقع، اهمیت دارد که درخواست آن فرد را با دقت بررسی کرده و تصمیم گیری موزونی انجام دهیم. باید مواردی که انجام آنها مفید است را تشخیص داده ولی از انجام درخواست‌هایی که در مدیریت زمان نقش مهمی ندارند، پرهیز کنیم. گاهی نه گفتن به این درخواست‌ها، به ما کمک می‌کند تا زمان بیشتری را برای انجام کارهای اساسی و مهم‌تر خود اختصاص دهیم.
۷. استراحت منظم داشته باشید
کار پیوسته ممکن است تأثیرات منفی جسمی و ذهنی به شما وارد کند. بنابراین، ضروری است که استراحت منظم را به برنامه‌ریزی خود اضافه کنید تا مغز شما دوباره به بهره‌وری خود بازگردد. یکی از راهکارهای موثر در این زمینه استفاده از تکنیک “پومودورو” می‌باشد. به این ترتیب، بعد از یک بازه زمانی کار، استراحت اجباری به خودتان بدهید، مثلاً پیاده‌روی کنید، یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید. این روش به بهبود مدیریت زمان شما کمک می‌کند و همچنین باعث افزایش چشمگیر بهره‌وری شما خواهد شد.
۸. از سیستم 4D استفاده کنید
ــ کارهایی که باید حذف شوند (Delete it):با توجه به پیامدهای احتمالی عدم انجام، ممکن است بخواهید برخی از وظایف و فعالیت‌ها را از لیست کارهای روزانه‌تان حذف کنید.
ــ کارهایی که می‌توانید به دیگران واگذار کنید (Delegate it):همیشه سوال کنید که آیا این کار از جمله وظایف اصلی و مهم شماست یا ممکن است به فرد دیگری واگذار شود؟
ــ کارهایی که باید فوراً انجام شوند (Do it now): برخی از کارها به دلیل اهمیت فوری آنها نباید به تعویق افتد. انجام سریع این وظایف نه تنها از ذهن شما راحت می‌کند بلکه از افزایش استرس و اضطراب نیز جلوگیری می‌کند. بنابراین، این کارها را بلافاصله انجام دهید.
ــ کارهایی که می‌توانید به تعویق بیندازید (Defer it): برخی از وظایف به زمان بیشتری نیاز دارند و الویت بالایی ندارند. این کارها را به سادگی به زمانی دیگر موکول کنید تا ذهن شما با آنها درگیر نشود.
۹. طبقه بندی کارها به روش «شیشه»
در این رویکرد، وظایف شما به سه دسته اصلی، شامل “سنگ‌ها”، “سنگریزه‌ها” و “شن‌ها” تقسیم می‌شوند و زمان موجود در دسترس شما، معادل یک شیشه است.
ـ سنگ‌ها: پروژه‌ها و کارهای استراتژیک و بسیار مهم شما هستند.
ــ سنگریزه‌ها: پروژه‌ها و کارهایی که مهم هستند، اما مهم‌ترین و با الویت بالا نیستند.
ــ شن‌ها: کارهای کوچک و کم‌اهمیت هستند.
شما نیاز دارید ابتدا شیشه زمان خود را با سنگ‌ها پر کنید. اگر به طور مداوم زمان خود را برای وظایف کوچک (شن و سنگریزه) و نه مسائل مهم و استراتژیک (سنگ‌ها) اختصاص دهید، شیشه شما به سرعت پر خواهد شد و جای کافی برای افزودن سنگ‌ها باقی نخواهد ماند.
۱۰. چندکاره نباشید
بسیاری از افراد فکر می‌کنند که انجام چند وظیفه به صورت همزمان یا مالتی تسک می‌تواند به مدیریت زمان هوشمندانه منجر شود، اما در واقع، تمرکز بر روی چندین کار همزمان باعث کاهش کارآیی و خروجی شما می‌شود. بنابراین، بهتر است به طور کامل روی یک وظیفه تمرکز کنید. این اقدام علاوه بر افزایش سرعت انجام کار، به شما این امکان را می‌دهد که از وقت خود به بهترین نحو استفاده کنید.
نظرات کاربران